Политика за сигнализиране на нередности

Съдържание

1. Каква е целта на тази политика за подаване на сигнали за нередности?

В Ferryscanner, ние се ангажираме да спазваме най-високите стандарти за етично, професионално и правно поведение, като проявяваме нулева толерантност към всякакви незаконни или неправилни действия, които биха могли да повлияят на нашата репутация, доверие или пълно спазване на правните и регулаторните задължения. За да подкрепим този ангажимент, насърчаваме служителите и партньорите си да докладват за всякакви нарушения, които могат да застрашат тези основни ценности, и осигуряваме сигурни канали за подаване и обработка на такива доклади в съответствие със законовите изисквания.

2. Кого и за какво се отнася тази политика?

Тази политика се прилага за служители, външни изпълнители, акционери и доставчици, които понастоящем или преди са били свързани с Ferryscanner, които докладват за нарушения на правото на Европейския съюз, националното право или вътрешните правила на компанията. Тя обхваща доклади, отнасящи се до обществения интерес, по-специално в области като безопасност и опазване на общественото здраве, безопасност на транспорта, опазване на околната среда, права на потребителите, борба с корупцията, икономически и данъчни престъпления и защита на личните данни. Този списък не е изчерпателен и ние насърчаваме гореспоменатите лица да следват процедурите, описани по-долу, дори в случаите на подозрение за неправомерно поведение в някоя от тези области или в областите, посочени в разпоредбите на Закон 4990/2020.

3. Как да подадете доклад

Ако желаете да съобщите за инцидент, действие, бездействие или поведение, които според вас попадат в обхвата на тази политика, ви насърчаваме да следвате поверителния процес, описан по-долу, без да се колебаете:

Можете да изпратите имейл до [email protected],
Можете да изпратите запечатано писмо по пощата или по куриер до нашия офис в Атина на адрес: Милтиаду № 7, 10560, 6-и етаж, на вниманието на: Служител за подаване на сигнали за нередности.

Ако желаете, можете да подадете анонимен сигнал, при условие че посочите достатъчно подробности, за да може служителят, отговарящ за подаването на сигнали, да прецени неговата валидност и да предприеме подходящи действия. Служителят, отговарящ за сигналите за нередности, ще разследва всеки доклад; неясни и непълни доклади обаче няма да бъдат разглеждани за оценка. Ето защо, моля, опитайте се да предоставите възможно най-много информация.

4. Каква е вашата защита като подател на сигнали?

При условие че добросъвестно подадете сигнал до Ferryscanner по някоя от горепосочените причини, вие сте защитени от всякаква форма на отмъщение. Ferryscanner се ангажира да опазва вашата самоличност, поверителната информация, която предоставяте с вашия сигнал, и всички ваши законни интереси в съответствие със Закон 5990/2020 и Директива (ЕС) 2019/1937. Това гарантира, че няма да се сблъскате с неблагоприятни последици по отношение на вашата заетост, кариерно развитие, имущество или лична репутация.

Вашата самоличност и всяка поверителна информация, която предоставяте, може да бъде разкрита само с Вашето съгласие или, по изключение, ако това се изисква по закон като необходимо и пропорционално задължение в контекста на разследвания или съдебни производства. Това е особено приложимо, за да се гарантира правото на защита на докладваното лице, ако то стане обвиняем или бъде третирано като такъв в наказателно производство. В такива случаи ще получите предварително писмено уведомление и ще имате право да представите писмените си забележки.

5. Какъв е процесът на обработка на отчетите?

След получаването на доклад за нарушение, обхванато от настоящата политика, определеният служител на Ferryscanner, отговарящ за подаването на сигнали за нарушения, ще гарантира поверителността на процеса и ще се свърже с вас в рамките на седем (7) работни дни, за да потвърди, че докладът ви е получен и се разглежда.

След това служителят, отговарящ за сигналите за нередности, безпристрастно ще прецени дали сигналът попада в неговите правомощия, дали е пълен или се нуждае от разяснения и дали изисква по-нататъшно разследване. Ако се сметне за необходимо, може да се поискат допълнителни разяснения.

Ако сигналът не е очевидно неоснователен, служителят по подаване на сигнали за нередности на Ferryscanner ще проведе безпристрастно разследване на предполагаемите оплаквания и ще предприеме пълно, поверително разследване, като използва всички необходими правни мерки, които сметне за подходящи.

Ако докладът се окаже неоснователен, той ще бъде архивиран, а подателят на сигнала ще бъде информиран за това.

Ако докладваните проблеми са основателни, но не попадат в обхвата на отговорностите на служителя по подаване на сигнали, той, в съответствие със законовите изисквания, ще уведоми както подателя на сигнала, така и всички съответни органи или друг отдел на Ferryscanner, като например отдел “Човешки ресурси”, правни съветници и т.н., в случай че докладваните проблеми са основателни и попадат в обхвата на друг отдел.

В рамките на три (3) месеца от получаването на доклада докладващият служител ще се свърже с него, за да предостави актуална информация за резултата от разследването.

Ако подателят на сигнала не е удовлетворен от разглеждането на сигнала от служителя по подаване на сигнали Ferryscanner, той има право да отнесе въпроса до Националния орган за прозрачност(https://aead.gr/en/kataggelies/ti-eidos-kataggelias) в съответствие с условията на закона.

6. Обучение и осведоменост

За да се насърчи прозрачността в рамките на Ferryscanner, на целия персонал и на генералните партньори се предоставя подходяща информация за етиката, почтеността и настоящата политика за подаване на сигнали за нередности. Тази политика, заедно с всички актуализации, ще бъде надлежно комуникирана и публично публикувана на уебсайта Ferryscanner, за да се гарантира, че всички заинтересовани страни са информирани.

Тази политика може да бъде периодично преразглеждана от Ferryscanner, за да се гарантира съответствие със законовите изисквания и най-добрите практики.

7. Обработка на лични данни

Всяко обработване на лични данни съгласно тази политика се извършва в съответствие с Общия регламент за защита на данните (Регламент 2016/679-GDPR) и Закон 4624/2019, при спазване на конкретните разпоредби на Закон 4990/2022 и всички допълнителни разпоредби относно обработването на данни от съответните органи.

Обработката на данни, предприета в този контекст, има за цел да създаде канали за докладване и да приложи необходимите мерки за наблюдение. Това включва обработката на всякакви данни, свързани с потенциални нарушения, като например споделянето или препращането им. Разрешено е предаването на информацията, съдържаща се в докладите, на съответните надзорни и разследващи органи, като тази информация може да бъде използвана като доказателство при административни, граждански и наказателни разследвания и производства.

Ferryscanner, действащ в качеството си на администратор на данни, прилага подходящи технически и организационни мерки, за да събира само основните лични данни, необходими за целите на тази политика и в съответствие със законовите изисквания. Всички лични данни, които са несъществени или прекомерни, не се събират или, ако са събрани случайно, се изтриват незабавно.

В качеството си на администратор на данни Ferryscanner може да ограничи прилагането на конкретни права съгласно ОРЗД (членове 5, 12, 13, 14 и 34) по отношение на лицето, посочено в доклада, или всяка трета страна, чиито лични данни могат да бъдат обработвани. Това се прави, когато е необходимо, за да се предотврати намеса в процесите на докладване, да се попречи на възпрепятстването или забавянето на усилията за наблюдение, особено на разследванията, или да се предотврати идентифицирането на лицата, подаващи сигнали за нередности. Ferryscanner ще уведоми субекта на данните, ако това не застрашава целта на тази политика.

Ferryscanner може също така да ограничи правата, посочени в членове 15-22 от ОРЗД, когато се упражняват от лица, посочени в докладите или чиито данни са събрани чрез мерки за наблюдение. В такива случаи Ferryscanner в качеството си на администратор на данни предприема всички необходими мерки, за да гарантира правата и свободите на съответните лица. Ако искането за упражняване на правата на даден субект на данни бъде отхвърлено без обяснение за ограничението, той може да подаде жалба до гръцкия орган за защита на данните, който може да проучи дали са изпълнени критериите за ограничение и да информира субекта на данните, ако това разкриване не възпрепятства целите на политиката.

В случай на нарушение на сигурността на личните данни Ferryscanner може да се въздържи от уведомяване на субекта на данните съгласно член 34, параграф 1 от ОРЗД, ако това би могло да попречи на целите на тази политика или на закона. Ferryscanner ще уведоми гръцкия орган за защита на данните, който може да проведе разследване и да изиска уведомяване на субекта на данните, ако причините на дружеството да пропусне уведомяването не са оправдани.

Тази Политика може да бъде предоставена на различни езици. В случай на разлика между преводите, английската версия ще има предимство (ferryscanner.com/en/whistleblowing-policy).